Kommunikationsplan

Kommunikationsplan för Svenska Collieklubben

SCK:s Organisation

Grunden för SCK är dess medlemmar.
Svenska Collieklubben har en centralstyrelse som väljs av medlemmarna på klubbens årsmöte. Under styrelsen finns ett antal kommittéer/arbetsgrupper eller projektgrupper. Geografiskt är klubben indelad i ett antal lokala aktivitetsområden.
Ett lokalt aktivitetsområde inom SCK är ingen egen juridisk person utan fungerar som en kommitté. LA verksamhetsår är från 1/11 till 31/10 året därpå.

Ett lokalt aktivitetsområde behöver ha följande:

  • Ordförande gentemot styrelsen
  • Sekreterare
  • Kassör
  • Revisor
  • Vald/a distriktsrepresentant/er
  • Egen budget med tillhörande planering för verksamhetsåret

Den centrala styrelsen behöver på ett styrelsemöte godkänna förslag till valda personer i LA enligt ovan. LA:s ekonomiska redovisning skall ingå i klubbens centrala ekonomi och ska läggas till i balansen, se specifik beskrivning av redovisning av LA. LA:s ekonomiska redovisning inkl. verifikationer ska ingå i den centrala styrelsens redovisning och granskas av dess revisorer.
En kommitté eller en arbetsgrupp är en grupp inom vår organisation som sammansatts för att handha vissa frågor/en specifik fråga. Kommittéer/arbetsgrupper kan vara mer eller mindre permanenta grupperingar.
Ett projekt skapas när behov finns att hantera extraordinära uppgifter i en organisation, dvs. uppgifter som är av engångskaraktär och som den vanliga organisationen inte är utformad att klara av. Ett projekt bör struktureras enligt följande:

  1. MÅL – resultatet av ett projekt som klart definierat mål
  2. SYFTE – varför projektet ska nå målet
  3. MEDEL/METOD – hur projektet ska nå målet
  4. AVSLUT – slutredovisning via rapport eller dylikt

Styrelsens kontaktytor

Styrelsen ska kommunicera både internt och externt.
Styrelsen behöver kommunicera externt med följande:

  • SBK med tillhörande utskott
  • SKK
  • Rasklubbar inom SBK (RASK)
  • Uppfödare och hanhundsägare
  • Valpköpare
  • Övriga

Intern kommunikation sker till följande:

  • Medlemmar
  • LA
  • Arbetsgrupper/kommittéer, projekt
  • Ansvariga

SCK har följande ansvariga positioner:

  • Statistikansvarig (erhåller officiell registerdata från SBK/innehar huvudlicens för Lathunden)
  • Utställningsansvarig (ingår i AG för SM och utställning)
  • Webmaster (hemsidan)

Medel för kommunikation är följande:

  • Hemsidan (för alla…) www.svenskacollieklubben.se
  • Colliebladet (för alla medlemmar)
  • Facebook och Instagram (för alla…)
  • Mail och brev (utskick och svar; vid behov)
  • E-postadresser (de viktigaste som behöver finnas)
    – Ordförande – ordforande@svenskacollieklubben.se
    – Sekreterare – sekreterare@svenskacollieklubben.se
    – Kassör – kassor@svenskacollieklubben.se
    – Colliebladet – colliebladet@svenskacollieklubben.se
    – Webmaster – webmaster@svenskacollieklubben.se
    – Valberedningen – valberedningen@svenskacollieklubben.s
    Ytterligare e-postadresser kan finnas beroende på behov.

Hemsidan, Colliebladet, Facebook samt Instagram
www.svenskacollieklubben.se är klubbens ansikte utåt mot alla intresserade. Här ska finnas aktuell information samt statistik. Styrelsen är ytterst ansvarig för att sidan är uppdaterad och innehåller korrekt information.
De lokala aktivitetsområdena har egna hemsidor samt i de flesta fall har de också egna Facebook-sidor eller grupper.
Colliebladet delas ut 4 gånger per år till alla fullbetalande medlemmar. Styrelsen utser redaktör samt att ordföranden är ansvarig utgivare. Utgivningsbevis söks hos patent och registreringsverket. Colliebladet ägs av SCK som har utgivningsbevis för tidningen, just nu fram till 2028.

Facebook och Instagram är ett socialt medium där någon/några i styrelsen är administratörer samt moderatorer. SCK har officiella konton både på Facebook och Instagram. På Facebook finns ytterligare en sida öppen för resultatredovisning inom prov, tävling samt utställning.
Svenska Collieklubben är ägare av registerdata för kort- och långhårig collie och den statistik som klubben lämnar ut får inte läggas ut direkt på Facebook eller på annan social media. Medlemmar kan vända sig till Statistikansvarig för att få ut registerdata.

Kommunikationsplan

Styrelsen, som det centrala organet, är ytterst ansvarig för att ha en fungerande och funktionell kommunikationsplan. Efter varje årsmöte behöver nedanstående punkter arbetas igenom och målet är att styrelsen i maj månad har genomfört följande:

  1. Styrelsen konstitueras
  2. Medlem online uppdateras (styrelsen)
  3. Kommittéer/arbetsgrupper bildas och kontaktpersoner utses
  4. Ev. projektgrupper ska stämmas av
  5. Ansvarig utses
  6. Kommunikationsplanen uppdateras
  7. Hemsidan uppdateras

Styrelsen ansvarar för all kommunikation med vår specialklubb, med SKK och med övriga klubbar. Alla officiella svar från SCK ska återfinnas på styrelsens post-lista.

Colliebladet är medlemmarnas tidning och ska användas för att förmedla till medlemmarna vad som händer i klubben men även övrigt material som är intressant för medlemmarna. Redaktionen sköter det praktiska medan redaktören tillsammans med ansvarig utgivare ansvarar för det redaktionella innehållet. Ytterst är ansvarig utgivare ensamt ansvarig.
Tidningen ska försöka erbjuda något intressant för alla klubbens medlemmar. Colliebladet är en viktig informationskanal för våra medlemmar, men även till viss del externt då tidningen även delas ut till många förtroendevalda inom SBK, till sponsorer samt till andra intressegrupper. Ordföranden är ansvarig utgivare.

Facebook och Instagram ska primärt användas för att snabbt nå ut med information. Helst ska det hänvisas till SCK:s hemsida (eller lokala aktivitetsområden), för mer detaljerad information. Detta för att styrelsen dels kontrollerar hemsidan till fullo, dels vill få medlemmar och övriga intresserade att ta del av den mängd information och statistik som finns där. Styrelsen kan aldrig till fullo kontrollera diskussionerna på Facebook och därmed inte heller faktainnehållet.
Detta gäller även för medlemmar som ber att få ut registerdata. Information om denna restriktion ska skickas till mottagaren tillsammans med den efterfrågade statistiken. Sådan statistik som är intressant för flera, och som inte berör någon specifik kennel, läggs i så fall ut på hemsidan.

Ansvariga för kommunikation mellan kommittéer/arbetsgrupper/projektgrupper och styrelsen
Varje kommittée/arbetsgrupp m.m. har en kontaktperson i styrelsen. På så sätt förs information fram och tillbaka dem emellan. Redovisning av arbetet sker via styrelsemöten och eventuella beslut protokollförs.

Principer för uttalande från förtroendevalda inom SCK
Inom SCK ska gälla som generell princip att ingen inom kommittéer/arbetsgrupper eller projektgrupper ska besvara frågor, brev och dylikt på egen hand. Man ska alltid vara minst två stycken som läser svaret innan det skickas. Det får hellre ta några dagar extra för att hitta rätt formuleringar och ordval, allt för att undvika missförstånd hos mottagaren.
Svar som ska lämnas till extern part ska skickas med kopia till sekreteraren för att komma med i postlistan.