Arbetsbeskrivning för LA

giltig från 2019-12-15

SCK:s organisation

Enligt SCK:s stadgar så har vi inga egentliga Lokalområden då de i så fall behöver vara egna juridiska personer. SCK har valt att organisera sig i en central del med tillhörande LA (Lokala Aktivitetsområden). Dessa är enligt stadgan att betrakta som arbetskommittéer.

Följande gäller:

1. LA har inga egna stadgar utan LA ingår i den centrala organisationen och SCK har bara en stadga
2. LA är inga egna juridiska personer, SCK har bara en juridisk person
3. Alla BG tillhör SCK på den centrala nivån och huvudkassören tecknar alla BG
4. Alla pengar som finns på BG tillhör SCK centralt
5. Styrelsen har valt att låta kassören i varje LA ha tillgång till det konto som är kopplat till respektive LA
6. LA ska håll årsavslut
7. LA måste redovisa ekonomin till huvudkassören enligt denna arbetsbeskrivning
8. LA måste även redovisa sin bemanning och sin plan inför nästkommande år till styrelsen

Bemanning av LA samt ansvarsfördelning

SCK:s huvudstyrelse fastställer sammansättningen (ordförande, sekreterare, kassör) av LA utifrån förslag från medlemmar i LA. Om en kontaktperson vill lämna LA under pågående verksamhetsår meddelas huvudstyrelsen.
Kassören i LA tecknar LA bankgiro, genom auktorisation från SCK. Firmatecknare är SCK:s huvudkassör tillsammans med LA:s kassör.

LA:s geografiska utbredning omfattar ett område fastställt av Svenska Collieklubben. 
LA:s adress är normalt sekreterarens men kan även vara annan kontaktperson. Detta beslutas av LA själva.

SCK:s huvudstyrelse är ytterst ansvarig för prov och tävling arrangerade inom lokala aktivitetsområdet (LA). Genomförandet av olika arrangemang är delegerat till det berörda LA.

LA ska utse Distriktsombud SBK för de distrikt som ligger inom deras geografiska område.

Verksamhetsplan och budget

LA-styrelsen ska upprätta verksamhetsplan och budget för kommande verksamhetsår, som ska presenteras på årsavslutet. Revidering av densamma kan ske löpande under året och det är viktigt att ändringar redovisas på LA:s respektive hemsidor samt till huvudstyrelsen.

Årsredovisning till huvudstyrelsen

LA verksamhetsår är från den 1/11 till den 31/10.
LA bör hålla årsavslut under perioden 1/11 – 30/11.
LA:s ekonomiska redovisning ska vara huvudstyrelsen tillhanda senast den 5/1 året därpå efter verksamhetsårets årsavslut.

Efter årsavslut ska följande lämnas över till huvudstyrelsens kassör, tillhanda senast 5 januari:

• Bokföring, dvs. alla verifikationer samt balans och resultatrapport
• Eventuell kontantkassaredovisning
• Revisionsberättelse
• Verksamhetsplan och budget för det nya verksamhetsåret

Till huvudstyrelsen skall även följande redovisas:

• Förslag till personer som ordförande, sekreterare samt kassör
• Verksamhetsberättelse från innevarande verksamhetsår

Ekonomiska rutiner i LA med koncernkonton

Räkenskaper i LA

Bokföringen ska bestå av transaktioner, som kan ske manuellt (excel) eller med hjälp av bokföringsprogram.  Varje verifikation ska innehålla datum, belopp, beskrivning, verifikationsnummer.

Kvitton ska innehålla säljarens namn och momsredovisningsnummer, varuspecifikation belopp och datum.

Ny skattelagstiftning kräver redovisning av arvoden varje månad. Vid utbetalning av arvode och reseersättning ska det framgå vilken typ av arvode som avses. Även personuppgifter, adress och personnummer måste finnas med (se bilaga A) samt att huvudkassören upprättar en instruktion hur eventuell skatt ska dras samt även innehålla viktiga datum för redovisning till skattemyndigheten. Reseräkning ska vara specificerad och innehålla uppgifter om avstånd, kvitton för biljetter.

Kassören i LA ska upprätta resultat och balansräkning för verksamhetsåret som gått. Bokföring ska ske löpande under året.  Bokföringen inkl. verifikationer ska granskas av revisorn i LA och fastställas på LA:s årsavslut.

Revision i LA

LA-styrelsens verksamhetsberättelse samt resultat och balansräkning inklusive verifikationer ska överlämnas till LA:s valda revisor i så god tid före årsavslutet att granskning av detsamma ska ske. Efter årsavslutet ska detta skickas vidare till huvudstyrelsens kassör som därefter ska bifoga detta till klubbens bokslut så att allt ingår i det som granskas av huvudstyrelsens revisorer.

Koncernkonton

Alla konton inklusive de för varje LA, finns i Swedbank. Huvudkassören har åtkomst till alla konton och kan/bör göra avstämning under året, för att på så sätt se om det har skett anmärkningsvärt stora transaktioner under pågående bokföringsår.

Bokföring av LA resultat och beslut kontaktpersoner

LA resultat ska inte påverka huvudstyrelsen resultaträkning utan redovisas i balansräkningen.

Huvudstyrelsen ska på årets första styrelsemöte godkänna vilka personer som representerar LA samt vilka som tecknar firma för vilka konton. Vidare ska budget med tillhörande verksamhetsplan godkännas.
Allt detta ska protokollföras.

Stadgar

Ovanstående förslag strider inte mot Svenska Collieklubbens stadgar men skall heller inte betraktas som stadgar utan är en arbetsbeskrivning med tillhörande rutiner.